Trao đổi về đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán trong kế toán kinh doanh XNK. Trong hoạt động ngoại thương, hai bên mua bán xuất nhập khẩu thường sử dụng đơn vị tiền tệ lưu thông khác nhau khi giao dịch. Việc quy đổi giá trị nghiệp vụ giữa đồng tiền tính toán, đồng tiền thanh toán và đồng tiền ghi sổ là một vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có sự thống nhất nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Lựa chọn đồng tiền trong giao dịch kinh doanh xuất, nhập khẩu
Trong ký kết hợp đồng ngoại thương, các doanh nghiệp (DN) thường sử dụng một đồng tiền mạnh làm đồng tiền trung gian trong giao dịch tính toán và thanh toán. Đó có thể là đồng tiền của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hoặc đồng tiền của một nước thứ ba. Kế toán sẽ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ theo đồng tiền ghi sổ đã lựa chọn.
Ngoài ra, do hai bên mua bán xuất nhập khẩu (XNK) thường có trụ sở kinh doanh tại các nước khác nhau, sử dụng đơn vị tiền tệ lưu thông khác nhau nên trong hợp đồng ngoại thương sẽ phải quy định điều kiện tiền tệ dùng để thanh toán.
Điều kiện tiền tệ cho biết việc sử dụng các loại tiền nào để tính toán và thanh toán trong hợp đồng. Trong giao dịch ngoại thương, cần thiết phân biệt rõ đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán. Theo đó, đồng tiền tính toán là đồng tiền được sử dụng làm căn cứ để tính toán giá trị hợp đồng trong khi đồng tiền thanh toán là đồng tiền sử dụng thực tế để bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu.
Thực tế khi các DN Việt Nam ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài, trong hợp đồng sẽ luôn có các quy định, điều khoản về đơn vị tiền tệ sử dụng trong tính toán và khi thanh toán. Thông thường, khi lựa chọn và sử dụng tiền tệ trong giao dịch XNK, có nhiều lý do để các bên muốn sử dụng tiền tệ của quốc gia mình vì: Nâng cao vị thế của đồng tiền quốc gia mình trên thế giới; Không phải mua ngoại tệ để thanh toán hay trả nợ cho đối tác nước ngoài; Tránh rủi ro tỷ giá do biến động tỷ giá gây nên; Tạo điều kiện tăng thêm hàng xuất khẩu của nước mình...
Tuy vậy, có những mặt hàng đặc biệt, phải thanh toán bằng một loại tiền tệ nhất định, thường là những mặt hàng quan trọng đã bị một số nước khống chế từ lâu, chẳng hạn như mua bán dầu hỏa thanh toán bằng USD; mua bán cao su, thiếc thanh toán bằng GPB… Đối với các DN Việt Nam, VND có vị thế yếu, chưa có những mặt hàng có khả năng chiếm lĩnh thị trường, do vậy đồng tiền sử dụng trong tính toán và thanh toán ngoại thương thường không phải là VND mà sẽ là một loại ngoại tệ mạnh khác do hai bên thỏa thuận. Hiện nay, các DN Việt Nam ký kết hợp đồng ngoại thương thường sử dụng các ngoại tệ mạnh có tỷ giá trực tiếp với VND như: USD, GBP, EUR, JPY…
Quy đổi tiền tệ khi đồng tiền tính toán khác đồng tiền thanh toán?
Thông thường, đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán trong hợp đồng ngoại thương sẽ trùng nhau. Tuy nhiên, đây không phải là quy định bắt buộc, tùy từng trường hợp và thỏa thuận giữa hai bên, đồng tiền tính toán cũng có thể khác so với đồng tiền thanh toán, khi đó DN sẽ phải quy đổi giữa hai loại đồng tiền này để phục vụ cho việc tính toán và thanh toán.
Ví dụ: Trong hợp đồng, tiền thanh toán được ấn định là đồng EURO nhưng hai bên lại chọn đồng USD để làm căn cứ tính toán. Trước hết, phải tính giá theo USD, sau đó so sánh tỷ giá giữa USD và EURO để tính ra tổng số tiền người mua phải trả. Sự chuyển đổi trên có thể gây khó khăn hoặc rủi ro cho người mua hoặc người bán do tiền tệ trên thế giới có thể lên giá hoặc xuống giá bất ngờ.
Có ba mốc thời gian để ấn định ngày hoán đổi: Ngày hợp đồng được ký, ngày phải thanh toán và ngày thanh toán thực tế. Theo đó, ngày hoán đổi tiền tệ dựa trên ngày ký hợp đồng (thường ít được áp dụng do thực tế thời gian ký và thời gian thanh toán thường cách xa nhau). Ngày phải thanh toán là ngày mà theo hợp đồng, người mua phải trả tiền hàng - Thời điểm này tương đối hợp lý về mặt nguyên tắc bởi thực chất, thời điểm hoán đổi là ngày mà người mua đáng lẽ ra phải thanh toán tiền, thường được áp dụng tại Anh, Mỹ.
Trong khi đó, với ngày thanh toán thực tế: việc hoán đổi được thực hiện vào ngày thanh toán thực tế khi việc thanh toán chậm là do lỗi của người mua. Người bán bị thiệt do chậm trễ trả tiền và nếu có sự biến đổi tỷ giá hối đoái sau khi món nợ đã đáo hạn, người mua phải trả tiền theo tỷ giá hối đoái vào lúc thanh toán thực tế mới thỏa đáng đối với người bán. Tuy nhiên, thể thức trên chỉ có lợi cho người bán khi đồng tiền thanh toán giảm giá so với đồng tiền làm căn cứ tính toán, trái lại người bán sẽ bị thiệt. Thể thức trên được tòa án Pháp áp dụng.
Ví dụ: Nếu số nợ theo đồng tiền tính toán là đồng USD là 100.000 USD, đồng tiền thanh toán là EUR. Tại thời điểm nợ đáo hạn, tỷ giá là 1 USD = 0.9 EUR, vậy số tiền người mua phải trả là 90.000 EUR, nhưng nếu người mua trả chậm một năm, tỷ giá lúc đó lại là 1 USD = 0,8 EURO nên người bán chỉ nhận được 80.000 EURO thay vì 90.000 EURO từ người mua, tức là người bán mất đi 10.000 EURO.
Như vậy, nếu giữa các bên không có sự thống nhất và quy định rõ ràng về các loại đồng tiền cũng như thời gian quy đổi thỏa thuận có thể dẫn đến những tranh chấp do mỗi bên sử dụng thời điểm quy đổi khác nhau nhằm tìm kiếm lợi ích cao nhất cho DN mình.
Vấn đề đặt ra đối với kế toán xuất, nhập khẩu
Vấn đề đặt ra đối với kế toán giao dịch ngoại tệ khi XNK trong trường hợp đồng tiền tính toán khác đồng tiền thanh toán là: Xác định giá trị ghi sổ theo đồng tiền nào? Thời điểm quy đổi giữa đồng tiền tính toán, đồng tiền thanh toán và đồng tiền ghi sổ ra sao? Để giải quyết vấn đề này, trong trường hợp DN có đồng tiền tính toán trong kinh doanh XNK khác với đồng tiền thanh toán, việc tính toán và ghi sổ được tiến hành như sau:
- Kế toán sẽ xác định giá trị ghi sổ theo đồng tiền thanh toán – là đồng tiền thực tế sử dụng trong giao dịch thanh toán.
- Thời điểm quy đổi được xác định trên cơ sở ngày phải thanh toán, cụ thể: Trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận giá trị hàng mua, công nợ vào thời điểm thực tế phát sinh khi DN đã nắm quyền sở hữu, kiểm soát hàng hóa và kế toán sẽ quy đổi giá trị giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán tại thời điểm này. Trong nghiệp vụ xuất khẩu, tùy thuộc vào điều kiện giao hàng, kế toán sẽ ghi nhận công nợ phải thu khách hàng và doanh thu vào thời điểm hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu và kiểm soát cho người mua. Do vậy, kế toán sẽ quy đổi đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán vào thời điểm phát sinh này.
Tương tự như vậy với nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và công nợ tại thời điểm thực tế phát sinh theo đồng tiền ghi sổ trên cơ sở đồng tiền thanh toán. Trong đó, khi xác định doanh thu và công nợ phải thu khách hàng thì cần: Xác định tỷ giá chéo giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán; Xác định doanh thu và công nợ theo đồng tiền thanh toán; Xác định doanh thu và công nợ theo đồng tiền ghi sổ.
Khi thu hồi công nợ thì cần xác định: Tỷ giá chéo giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán; Giá trị công nợ thu hồi theo đồng tiền thanh toán; Giá trị công nợ thu hồi theo đồng tiền ghi sổ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu hồi; Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Tóm lại, kế toán các giao dịch ngoại tệ trong kinh doanh XNK là một vấn đề phức tạp, đặc biệt trong trường hợp có sự khác biệt giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán. Việc quy đổi các khoản mục ngoại tệ với các đồng tiền khác nhau về đồng tiền ghi sổ để phục vụ việc theo dõi, đòi hỏi phải có sự thống nhất trong quy định, hạch toán nhằm đảm bảo thông tin kế toán cung cấp được đầy đủ, rõ ràng, góp phần phản ánh chính xác năng lực tài chính của DN.
Theo THS. NGUYỄN THỊ MINH GIANG - ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
